L’ordre du jour du Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail (CHSCT)

Qui dit réunion en Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail (CHSCT), dit ordre du jour à mettre en place. Aussi, bien qu’il semble aisé de le rédiger, il n’en reste pas moins que des règles sont à respecter. Ces règles font l’objet de notre newsletter ce mois-ci.

Qu’est-ce qu’un ordre du jour ?

Quel que soit la réunion qui prend place (ordinaire ou extraordinaire), un ordre du jour doit être rédigé. Ce dernier rassemble différents points qui seront débattus au sein de la réunion. Ces derniers peuvent concerner l’approbation d’un procès-verbal issu d’une réunion précédente, la procédure d’information/consultation, une demande de documents, les résultats d’une enquête menée par les représentants du personnel suite à la survenue d’un accident du travail, la mise en place d’un droit d’alerte pour danger grave ou imminent, ou encore un projet de délibération sur la nomination d’un expert. À noter, la procédure d’information/consultation constitue même un point obligatoire à mettre dans un ordre du jour lorsque cette dernière doit prendre place.

L’unicité de l’ordre du jour

Un ordre du jour est spécifique à une réunion. En effet, si lors d’une réunion tous les points n’ont pas été traités, ces derniers ne peuvent être débattus dans une réunion ultérieure. Ainsi, il conviendra de refaire un ordre du jour avec ces points ajoutés à d’éventuels autres points comme le précise le Jurisprudence (Cass. soc., 25 juin 2003, n°01-12.990).

Une collaboration entre le président du CHSCT et le secrétaire

L’employeur et le secrétaire sont les deux responsables de l’élaboration de l’ordre du jour. Le Code du Travail, à travers son article L.4614-8, insiste sur le caractère conjoint de cette élaboration. Ainsi, l’employeur ou le secrétaire ne peuvent se permettre de rédiger un ordre du jour de façon unilatérale sans quoi ils seraient en faute. Toutefois, deux cas de figure les y autorisent. Dans le premier cas, l’employeur doit justifier d’une urgence que de réunir le CHSCT. Le second renvoie au refus du secrétaire de signer un ordre du jour où les points devraient pourtant figurer comme la procédure d’information/consultation. De même, le secrétaire peut être amené à rédiger seul l’ordre du jour si l’employeur refuse d’y faire figurer ce type de points obligatoires. Lorsque l’employeur est représenté au CHSCT, c’est son représentant qui établit l’ordre du jour avec le secrétaire. Pour établir cet ordre du jour, est conseillée une rencontre à l’instar d’un échange par mails ou d’appels téléphoniques. En effet, cette rencontre physique favorise la discussion sur les points à inscrire à l’ordre du jour. À noter, chacun de ces acteurs ne peut imposer la présence d’une tierce personne lors de cette phrase d’élaboration.

Un travail en amont

Avant d’établir conjointement l’ordre du jour, le secrétaire doit de son côté prendre le soin d’aller à la rencontre des représentants du personnel au CHSCT pour recueillir leurs éventuelles questions qui pourront figurer comme points à l’ordre. Cela peut se faire par des rencontres, des échanges de mails mais également lors d’une réunion préparatoire. Cette phase préalable est importante dans le sens où cela permet aux membres du CHSCT autres que le secrétaire et le président de s’impliquer dans le débat qui prendra place au cours de la réunion, et d’éviter toute passivité des autres membres ou bien même tout conflit. Aussi, il convient au secrétaire de s’y prendre relativement tôt de façon à avoir établi et transmis l’ordre du jour dans les délais à tenir (voir autre partie). En outre, il est également possible et même conseillé d’informer les salariés de l’ordre du jour avant la tenue de la réunion. Cela permet de montrer que non seulement le CHSCT est actif mais qui plus est, peut susciter de nouvelles questions pouvant être traitées ultérieurement dans une nouvelle réunion en CHSCT.

Des points inscrits et clarifiés, sans ordre fixé

Ne peut être débattu un point qui ne figure pas à l’ordre du jour, ou qui n’a pas de lien avec les autres points. Par exemple, il n’est pas possible d’inscrire à l’ordre du jour la désignation d’un expert sur la base d’un projet important si ce projet n’a pas fait l’objet d’un point précédent figurant à l’ordre du jour. De même, ces points doivent être clairs et précis sans quoi il pourrait être possible de refuser de débattre dessus. Pour exemple, la Jurisprudence précise qu’un ordre du jour imprécis a donné lieu à l’annulation de l’avis émis par un CHSCT (Cass. soc., 24 juill. 1984, n°83-12.030). Par ailleurs, il n’existe pas d’ordre pour lister les différents points. Toutefois, il est conseillé de placer en premier lieu les points les plus importants à débattre comme les informations/consultations pour éviter de les traiter en vitesse à la fin de la réunion car chacun des membres du CHSCT serait fatigué. Dans le même sens, il est préconisé d’alterner les points émanant de la direction et ceux du secrétaire de façon à ne pas favoriser certains points. À noter, un point nommé « questions diverses » peut figurer à l’ordre du jour. Cependant, ne doivent pas y être mentionnés des points importants qui auraient nécessité davantage de temps et de débat.

Les recours en cas de désaccord entre les protagonistes

Lorsque l’employeur et le secrétaire ne parviennent pas à se mettre d’accord sur l’inscription des points à l’ordre du jour, il est possible de saisir le juge des référés du tribunal de grande instance qui, dans ce cadre, tranchera (Cass. soc., 8 juill. 1997, n°95-13.177). Si là encore un des deux acteurs refuse de signer l’ordre du jour décidé, un trouble manifestement illicite sera considéré et engagera les mesures qui y sont relatives. Dans ce cadre et pour éviter ce type de recours, il est conseillé par l’administration (Circ. DRT 93-15, 25 mars 1993) de mettre fin à ce désaccord en demandant au reste des membres du CHSCT de voter au terme d’un vote à la majorité des membres présents.

Les délais qui encadrent la communication de l’ordre du jour

La transmission de l’ordre du jour doit se faire 15 jours avant la réunion, sauf en cas d’urgence justifiée (Article R.4614-3 du Code du Travail). À ce sujet, il est avancé que dans le cadre d’un projet de restructuration et de compression des effectifs, le délai est réduit à trois jours.

La convocation à la réunion accompagne l’ordre du jour

En pratique lorsque l’ordre du jour est transmis aux membres du CHSCT, y est jointe la convocation à la réunion précisant le lieu et l’heure. Des documents nécessitant un examen de la part des représentants du personnel au CHSCT peuvent également accompagner l’ordre du jour. À noter, lorsque ces documents requièrent un examen approfondi comme c’est le cas du programme de prévention des risques professionnels par exemple, ces derniers peuvent être transmis avant la convocation et l’ordre du jour.

Un exemple d’ordre du jour…

Nous venons d’exposer ici les règles communes à respecter lors de la rédaction d’un ordre du jour. Dès lors, il appartient à l’employeur mais aussi et surtout au secrétaire qui représente les salariés au nom du CHSCT de veiller au respect de ces prérogatives notamment au niveau de l’élaboration conjointe et des points à inscrire obligatoirement. En effet, trop souvent l’employeur semble vouloir y déroger sans que personne ne le mentionne ou bien même ne s’en rende compte.

Pour plus de conseils, n’hésitez pas à nous contacter. Nos coordonnées sont précisées sur le site.